איך לעקוב אחר פרויקטים במחיר קבוע

מתי המודול הזה מתאים

‏«פרויקטים בתשלום» מיועד לעבודה במחיר קבוע — עבודה שניתנה עליה הצעת מחיר, ריטיינר, הזמנת עבודה. הוא יושב לצד הצד השעתי של האפליקציה ולא מחליף אותו, וזה חשוב אם אתם עושים את שניהם: משמרות כשכירים בחלק מהימים ועבודת פרויקט באחרים.

המודול כבוי כברירת מחדל ואינו מוסיף דבר לממשק עד שמפעילים אותו. אפשר להפעיל אותו בתהליך ההתחלה, בשלב ששואל אם משלמים לכם גם לפי פרויקט, או בכל שלב ב«הגדרות → פיצ׳רים». ההפעלה מוסיפה לשונית «פרויקטים»; הכיבוי מסיר את הלשונית ומשאיר את הנתונים במקומם.

שלב אחר שלב

1. יוצרים את הפרויקט

לפרויקט יש שם ושם לקוח, מטבע, והתשלום המוסכם. כל השאר אופציונלי: תווית מס ושיעור מס, תקציב שעות, שכר שעתי מבוקש, תאריך התחלה ותאריך יעד, והערות.

2. מזינים את הסכום שידוע לכם

הטופס שואל איזה סכום ידוע לכם — התשלום שלכם לפני מס, או הסכום הכולל שהלקוח משלם. אם תזינו את התשלום לפני מס, המס יתווסף מעליו; אם תזינו את הסכום הכולל, התשלום שלכם יחולץ ממנו. שני המסלולים מייצרים את אותם שלושה סכומים, והם תמיד מסתכמים במדויק.

3. עוקבים אחר שעות מול הפרויקט

כשמתחילים משמרת, האפליקציה שואלת למה השעות האלה: עבודה שעתית או שעות פרויקט. בוחרים «שעות פרויקט» ומסמנים את הפרויקט. השעות האלה נרשמות מול התשלום של הפרויקט — הן אינן משולמות כשכר, ואינן נספרות כשעות נוספות או כתוספות. משמרת היא אחד מהשניים, לעולם לא שניהם.

4. מתעדים את החיוב

כשמוציאים חשבונית ללקוח, מסמנים את הפרויקט כחויב ומתעדים את הסכום, את תאריך החיוב, תאריך תשלום אופציונלי, ואת האסמכתא מהחשבונית שהפקתם במקום אחר. הרשומה שומרת את הסכומים כפי שהיו ברגע החיוב, כך שעריכת הפרויקט בהמשך אינה משנה את מה שחויב.

5. מתעדים כל תשלום

התשלומים נרשמים מול רשומת החיוב, אחד־אחד, כך שתשלום חלקי הוא מצב רגיל ולא מקרה מיוחד. היתרה לתשלום נגזרת ממה שתועד ולעולם אינה יורדת מתחת לאפס.

6. קוראים את השכר לשעה

ברגע שיש שעות על הפרויקט, השכר האפקטיבי לשעה — התשלום לפני מס חלקי השעות שנרשמו — מראה כמה המחיר הקבוע באמת שילם לשעה. זה המספר שאומר אם הצעת המחיר הבאה צריכה להיות גבוהה יותר.

סטטוס העבודה וסטטוס החיוב נפרדים

סטטוס העבודה של פרויקט נע בין טיוטה, פעיל, מושהה, הושלם, בוטל וארכיון, ואתם קובעים אותו. סטטוס החיוב — לא חויב, חויב, שולם חלקית, שולם, באיחור — נגזר מרשומת החיוב, מהתשלומים ומהתאריך של היום, ואין מתג ידני של «סמן כשולם».

ההפרדה מכוונת. סיום העבודה אינו אומר שהיא שולמה, ותשלום אינו אומר שהעבודה הסתיימה. דווקא ההפרדה הזאת מאפשרת לאפליקציה לומר את מה ששווה לדעת: אילו פרויקטים הסתיימו ולא חויבו, ואילו פרויקטים חויבו ולא שולמו.

דוגמה לפרויקט

פרויקט בודד עשוי להירשם כך (ערכים להמחשה):

העיקר בדוגמה הוא שתי השורות האחרונות. הפרויקט תומחר כ־40 שעות עבודה ולקח 47 וחצי, ולכן השכר שהתשלום באמת הניב נמוך מזה שלפיו תומחר — וזה נראה לעין לפני הצעת המחיר הבאה ולא אחריה.

לשמור שליטה על הכסף

• תקציב שעות. הגדירו את השעות שלפיהן תימחרתם את העבודה, והפרויקט יסמן כשאתם מתקרבים לתקציב וכשחציתם אותו.
• שכר שעתי מבוקש. הגדירו את השכר שאתם רוצים שהעבודה תניב, והפרויקט יראה כמה זמן נותר לפני שהתשלום יורד מתחתיו.
• תאריכי תשלום ומעקב איחורים. תאריך תשלום ברשומת החיוב מזין את סטטוס האיחור, את מניין ימי האיחור, ותזכורות אופציונליות כשתשלום מתקרב, חל היום או מתאחר.
• מצב הפרויקט. כל פרויקט מציג סיכום אחד וברור — במסלול, קרוב לתקציב, מעל התקציב, שכר מתחת ליעד, תשלום מתקרב, באיחור, או הושלם ולא חויב.
• דוחות וייצוא. בלשונית הדוחות נוסף מבט פרויקטים עם סינון לפי תאריכים, לקוח, סטטוס עבודה, סטטוס חיוב ומטבע, וייצוא CSV.

למה כסף מפרויקטים ושכר שעתי לעולם לא מחוברים

שכר שעתי הוא הערך של עבודה שבוצעה בתקופה. תשלומי פרויקט הם מזומן שהתקבל בתקופה. השניים מודדים דברים שונים, וסכום משולב אחד היה מספר חסר משמעות — ולכן האפליקציה מציגה אותם זה לצד זה ואומרת מה כל אחד.

אותה הפרדה עוברת גם ברישום המשמרות. שעות פרויקט נשארות מחוץ לסך השכר, השעות הנוספות והתוספות שלכם, כי התשלום על הפרויקט כבר משלם עליהן; ספירה כפולה הייתה מנפחת כל נתון שעתי שאתם מסתמכים עליו.

מה Elmtrackr אינה עושה כאן

המודול מתעד את הנתונים שלכם; הוא אינו תוכנת הנהלת חשבונות. ‏Elmtrackr אינה מפיקה חשבוניות רשמיות — אתם מתעדים אסמכתא לחשבונית שהפקתם במקום אחר. היא אינה מחליטה איזה מס חל ואינה נותנת ייעוץ מס; התווית והשיעור הם שלכם. היא אינה ממירה מטבעות, ולכן תשלום חייב להירשם במטבע שבו חויב הפרויקט. והיא אינה עוקבת אחר הוצאות, ולכן שום סכום שהיא מציגה אינו רווח נקי.